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Hay tareas que parece que viven pegadas a nuestra agenda. La famosa procrastinación nos sigue a todas las personas: organizadas y menos organizadas. Hay tareas que son un copia-pega semana a semana y eso tiene un impacto en nuestra productividad, nos provoca frustración, demotivación y, en muchas ocasiones cuando es recurrente: DESGASTE.
Hay tareas que necesitan de otras personas para poder terminarse y esto puede ser un factor de estrés añadido. En el post de hoy, vamos a hablar de las tareas que dependen de ti y cómo poder gestionar la procrastinación.
Fíjate que no estoy usando la palabra “EVITAR” la procrastinación, sino “GESTIONAR”.
En el post de hoy te dejo 5 preguntas que poder hacerte y contestarte con honestidad para gestionar la procrastinación y gestionar mejor tu tiempo.
Pregunta 1: ¿Por qué no estoy haciendo esta tarea?
Contarte la verdad a ti mismo/a es el primer paso:
- ¿No quiero?
- ¿No puedo porque tengo otras prioridades en esta etapa y, por lo tanto, no podré hasta otro momento?
- ¿No sé? ¿Quizás siento que no tengo las capacidades para enfrentarme a ella?
En ocasiones tenemos miedo al fracaso y por eso no damos el paso para llevar a cabo la tarea.
En otros momentos, el perfeccionismo puede ser lo que nos frene, ya que sentimos que si no podemos dedicarle el tiempo que creemos para que quede perfecto, es mejor no empezar con la tarea.
Una vez escuché en una charla un frase que me sirve mucho desde entonces para estos casos:
“MEJOR HECHO QUE PERFECTO”.
Es mejor que acabes con esta tarea a que quede perfecta.
Porque además: ¿cuándo algo está perfecto?
Pregunta 2: ¿Es realmente necesario que haga esta tarea?
En ocasiones tenemos tareas que se mueven de una semana a otra y cuando nos paramos a analizar su utilidad vemos que no son necesarias.
Un día pensamos que sí, pero hoy ya no.
Eliminar tareas innecesarias nos ayudará a tener claridad mental y a dejar de desgastarnos por ver que estamos empeñados en hacer algo que quizás no es ya necesario.
Tienes un post completo en nuestro BLOG sobre cómo resetear si quieres profundizar en el tema.
Pregunta 3: ¿Qué tarea intermedia me puede ayudar a avanzar en esta tarea?
En otras ocasiones, lo que nos sucede es que la tarea que vemos es DEMASIADO grande.
Algo que me ha pasado en este tiempo, por ejemplo, es que he estado posponiendo hacer la Landing Page del Taller de STOP BURNOUT.
Ahora POR FIN estoy en ello, pero para comenzar me hice las primeras preguntas y vi que lo estaba posponiendo porque sentía que excedía mis capacidades, pero que era algo que realmente quería hacer porque lo considero importante.
Para avanzar, pensé en mini-tareas.
Las mini-tareas no son tareas menos importantes, sino que son los pasos intermedios que me llevan a completar mi tarea grande.
“Crear landing page del Taller STOP BURNOUT” era demasiado en mi agenda, así que lo dividí en pasos:
- Buscar un tutorial sobre cómo crear una Landing Page en wordpress.
- Escribir los textos.
- Elegir las imágenes que saldrán.
- Montar todo el contenido en wordpress.
- Lanzarlo en redes sociales para que puedan conocerlo.
Estas 5 tareas me motivan más y voy poco a poco avanzando en ellas.
Así, en un día puedo terminar una de ellas y avanzar a la siguiente, lo que me motiva y me da fuerza para seguir al día siguiente.
Así que en este punto piensa en ello:
¿Cuáles son los pasos que necesitas dar?
Que cada pequeño paso sea una tarea, escríbelas y ve avanzando gradualmente.
Pregunta 4: ¿En qué momento puedo hacerlo?
Si ya hemos avanzando en las 3 preguntas anteriores, ahora es clave que podamos ponerle una temporalidad y que protejamos como el oro ese tiempo.
¿Conoces la técnica Pomodoro?
Consiste básicamente en trabajar con foco durante periodos de 25 minutos y descansar entre 5-10 minutos en cada periodo.
Cuando digo “con foco” me refiero, esencialmente, a sin interrupciones de personas o de notificaciones.
Si tienes personas a tu alrededor en ese momento, puedes comunicarles que vas a enfocarte en llevar a cabo una tarea importante y que necesitas que no te interrumpan salvo urgencias.
Si llegas a cumplir cuatro intervalos, puedes hacer descansos más grandes de quizás 15-30 minutos. La clave es el foco de atención durante tu tiempo de trabajo.
En ocasiones procrastinamos porque, cuando por fin nos ponemos a ello, aparecen tareas que también teníamos pendientes y se nos ocurre que ESE es el mejor momento para hacerlo.
En esto también puedes ver un beneficio porque quizás son tareas importantes y, gracias a la procrastinación, ahora te parecen más apetecibles.
Concédete con equilibrio esos tiempos pero trabaja en que no sea la constante para que no te desvíes de tu tarea principal.
Pregunta 5: ¿Necesito establecer una rutina?
Si es una tarea tan grande que necesitas más de una semana para hacerla, es bueno que puedas establecer rutinas.
Las rutinas nos ayudan a poder ser eficientes en el proceso y a sentirnos con más motivación al ver que estamos dedicando tiempo a ello.
Te dejo este post sobre cómo instaurar hábitos desde cero que te puede servir para este punto.
Algo útil es que puedas hacer un esquema escrito o digital pero que puedas tener a mano y que sea visual sobre tu progreso.
¿Qué actividades haces cada día a la que podrías unirlo? Quizás después de hacer ejercicio y darte una ducha, quizás antes de abrir el correo cada mañana…
En resumen, para gestionar la procrastinación puedes contestarte con honestidad estas 5 preguntas:
- ¿Por qué no estoy haciendo esta tarea?
- ¿Es realmente necesario que haga esta tarea?
- ¿Qué tarea intermedia me puede ayudar a avanzar en esta tarea?
- ¿En qué momento puedo hacerlo?
- ¿Necesito establecer una rutina?
Te animo a que puedas dedicarte un tiempo con una hoja en blanco y un boli, contestarte con honestidad a estas preguntas y dar pasos para ponerte en acción.
Cuéntame: ¿qué te sirve a ti para gestionar la procrastinación?
Y si te ha sido útil, envíaselo a ese/a compi que tiene su agenda llena de copias-pegas para que le ayude.
Si quieres que trabajemos en mejorar tu gestión del tiempo, podemos trabajar 1-1 en el Programa de Autocuidado Individual.
Podemos tener una primera videollamada de 30 minutos completamente gratuita para conocernos y que puedas valorar si es lo que necesitas.
